FunctieomschrijvingAgendabeheer & Administratieve ondersteuning

Je beheert de complexe agenda van de manager en plant afspraken en vergaderingen efficiënt in.
Je bewaakt deadlines en belangrijke data en stemt deze af met betrokken interne stakeholders.
Je ondersteunt ook de bredere teamplanning en vergaderstructuur.
Je volgt budgetten op, zowel voor het kantoor als voor de afdeling, inclusief onkosten van de manager.

Communicatie & Coördinatie

Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
Je verzorgt de verslaggeving van teamvergaderingen en beheert interne distributielijsten.
Je waarborgt een professionele communicatie en bent het visitekaartje van het management naar buiten toe.

Reisplanning & Organisatie

Je regelt en boekt zelfstandig alle zakelijke reizen voor de manager: van vluchten en hotels tot lokaal vervoer.
Je stelt duidelijke reisplannen en -documenten op, zodat de manager zorgeloos kan vertrekken.

Profiel

Je brengt stabiliteit en structuur binnen het team en bent een betrouwbaar aanspreekpunt.
Je weet prioriteiten te stellen en behoudt het overzicht bij de ondersteuning van twee senior directors.
Je beschikt over een flexibele mindset en past je vlot aan veranderende situaties aan.
Je weet je weg te vinden in processen die nog niet volledig zijn uitgetekend.
Je bent assertief, denkt vooruit en wacht niet af, maar neemt initiatief waar nodig.
Je bent op korte termijn beschikbaar tot eind december 2025.
Je hebt een zeer goede kennis Engels en een goede kennis Nederlands.

Organisatie- en afdelingomschrijving Voor onze klant, een innovatief farmaceutisch bedrijf gelegen in Brussel, zijn we momenteel op zoek naar een freelance Executive Assistant ter ondersteuning van twee senior managers binnen de organisatie.

In deze sleutelpositie ben je verantwoordelijk voor een vlotte organisatie en ondersteuning van dagelijkse activiteiten, met een sterke focus op agendabeheer, communicatie en reisplanning.

Aanbod