Functieomschrijving Als assistente op halftijdse basis kan het team van Facility Managers op jou rekenen. Je bent tevens back up van de assistent van het Afdelingshoofd.

Je beheert agenda’s, organiseert interne en externe vergaderingen en zorgt ervoor dat iedereen de juiste informatie heeft. Af en toe een etentje, teambuilding regelen? Met plezier!
Je zorgt ervoor dat inkomende brieven en documenten op de juiste digitale plaats en manier worden geklasseerd. Wordt er een antwoord verwacht, dan zorg jij ervoor dat je op tijd alle informatie hebt.
Je stelt brieven op en zorgt dat deze op tijd bij de juiste personen terechtkomen. Je krijgt hiervoor hulp van de facility managers en juridische collega’s. Dit zowel in het Nederlands, Frans.
Daarnaast zorg je voor een nauwkeurige aanwezigheidsregistratie (Check-in at Work) en de controle van papieren van arbeiders.
Door effectieve communicatie met de klant zorg je voor regelmatige opvolging van de openstaande aanvragen.
Je leest presentaties en teksten door en checkt spelling en huisstijl.
Je vindt het prima om af en toe ook puur administratieve dingen af te werken. Lijsten trekken, kantoormateriaal bestellen of digitaliseren van documenten zijn een leuke afwisseling van je andere taken.
Tot slot ben je een luisterend oor voor jouw collega’s en weet je hen in de juiste richting te sturen. Hebben ze iets nodig? Dan weet jij waar ze moeten zijn.
Opstellen van verslagen alsook de verspreiding en archivering.
Opstellen van nodige rapportages.
Opvolging en aansturing van helpdesk naar techniekers en onderaannemers toe in overleg met de Facility manager.

Is dit project afgelopen? Dan wordt samen met jou bekeken welk volgend project je zal opvolgen, binnen de regio die voor jou haalbaar is!Profiel
Wie zoeken we :

Je bent vlot in Nederlands, Frans en Engels.
Je kan reeds 5 jaar ervaring in administratieve ondersteuning voorleggen.
Je wenst halftijds te werken (idealiter elke voormiddag)
Je vindt zonder probleem je weg in Office, Sharepoint en andere applicaties.
Je schakelt snel tussen verschillende taken, ook als dat betekent dat jouw dag anders verloopt dan gepland.

Organisatie- en afdelingomschrijving
Dit groeiende bedrijf is actief in grote en uitdagende bouwprojecten.
Focus ligt heel sterk op kwaliteit en veiligheid maar ook de mens blijft altijd centraal staan.
Er wordt veel geïnvesteerd in opleidingen en welzijn en je hebt als medewerker, ondanks de grootschaligheid, niet het gevoel dat je 'een nummer' bent. Voor hen zijn wij op zoek naar een parttime administratief medewerker voor een werf in Haren.
Aanbod Je kan rekenen op: