Job description- Proactieve opvolging van e-mails en algemene correspondentie
- Voorbereiden en organiseren van meetings en conference calls
- Opmaak en opvolging van timesheets en facturatie (piekperiode vooral begin van de maand)
- Bewerken en opmaken van documenten (juridische stukken, rapporten, presentaties, etc.)
- Ondersteuning bij PowerPoint (lay-out en vertalingen)
- Werken met Excel (lijsten, gegevensbeheer en rapportering)
- Telefonisch onthaal en doorschakelen van oproepen
- Administratieve ondersteuning (archivering, printen, klassement)
- Coördinatie van handtekeningen, legalisaties en apostilles
- Contact met externe partijen (notarissen, banken, dienstverleners, …)
- Verzamelen en doorsturen van onkostennota’s naar finance
Profile- Je bent onmiddellijk beschikbaar
- Je hebt (eerste) ervaring als (Executive) Assistant, idealiter binnen een juridische of corporate context
- Je bent vlot drietalig: Nederlands, Frans en Engels
- Je hebt een zeer goede kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint)
- Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en hebt oog voor deadlines
- Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
- Je bent hands-on, proactief en denkt vooruit
- Je kan zelfstandig werken en behoudt het overzicht bij meerdere taken
- Je hebt een goed cijfermatig inzicht (o.a. voor facturatie-opvolging)
- Je staat stevig in je schoenen en hebt voldoende maturiteit
Organisation and department description
Voor een
advocatenkantoor in Brussel zoeken wij een Executive Assistant die een sleutelrol wil opnemen binnen een dynamische en professionele omgeving.
Offer- Vast contract van onbepaalde duur
- Voltijdse functie (38u/week – flexibel uurrooster tussen 8u30 en 17u30)
- Geen thuiswerk mogelijk
- Bruto maandloon tussen €3000 en €4500 (afhankelijk van ervaring)
- Maaltijdcheques van €10/dag
- Ecocheques (€250/jaar)
- Groeps- en hospitalisatieverzekering
- Volledige terugbetaling woon-werkverkeer
- 20 verlofdagen
- Maandelijkse afterworks, kerstdine, jaarlijkse short ski
- Fitness in het gebouw