Description de fonction Le poste à pourvoir comporte 2 fonctions distinctes:
LEAD ADMIN:
Le Lead Admin joue un rôle central dans la coordination des fonctions administratives et logistiques de l’entreprise.
Il/elle assure le bon accueil des visiteurs, la gestion des équipements et des fournitures, le support administratif, ainsi qu’un appui à divers départements, comme le business development, les salons commerciaux et le marketing et participe à la bonne ambiance dans les bureaux.
Cette fonction nécessite rigueur, polyvalence, et sens du service.
1.1. Accueil et Réception
•Organisation des permanences d’accueil.
•Accueil des visiteurs au bureau.
•Accueil téléphonique sur la ligne fixe.
•Maintien du caractère accueillant des bureaux.
•Coordination pour les réservations de salles à la demande des collaborateurs.
1.2. Gestion des Facilities (Locaux & Logistique interne – housekeeping )
•Achats courants (matériel de bureau, catering – eau, sandwichs…).
•Interface avec les sous-traitants/propriétaire sur les aspects relatifs aux bâtiments (nettoyage, entretien… ).
•Suivi administratif de la location des bureaux.
•Réservations de salles de réunion.
•Collaboration avec la cellule finance : transmission de bons de livraison et données des commandes.
1.3. Gestion Administrative
•Réception et envoi du courrier postal et colis.
•Gestion de la boîte mail 
•Gestion de la centrale téléphonique (procédure spécifique disponible).
•Gestion de la bibliothèque (livres et revues).
•Rédaction, mise en page et archivage des documents.
•Traductions Français – Anglais.
•Mise à jour du calendrier du management.
1.4. Support Logistique
•Réservations de restaurants, transports, logements, etc pour les collaborateurs.
•Organisation des events (voir lettre de mission Admin Event )
1.5. Support aux Salons Commerciaux
•Inscriptions, réservations de transport et hébergement.
•Préparation de matériel (plaquettes, roll-ups…).
1.6. Support Business
•Veille sur les plateformes de marchés publics (BE-FR-CH).
•Analyse des appels d’offres.
•Constitution des dossiers administratifs de soumission.
1.7. Support Communication et Marketing
•Mise à jour du site Internet (sections « News » et « Team »).
•Annonces sur les réseaux sociaux (arrivées, événements…).
•Rédaction/impression des cartes de visite.
•Études de marché et commande de goodies.
•Suivi du compte Instagram.
1.8. Interactions Transverses
•Services support HR-FIN : tous les deux mois.
•Management : chaque semaine.
•COM/Marketing : deux fois par mois.
•Business : chaque semaine.
•Logistique : chaque semaine

LEAD EVENTS:
La mission du Lead Event est de planifier, organiser et coordonner tous les aspects des évènements de l'entreprise, qu'il s'agisse d'une ONETEAM Meeting, de réunions formelles, Afterwork, Associations caritatives, Mise au vert, etc...

2.1. Les différents évènements de l'entreprise:
2.1.1. ONETEAM Meetings
-Spring meeting : réunion offsite, avec activité Brainstorming
-Summer meeting : réunion offsite, avec activité FUN
-Autumn meeting : réunion offsite, avec activité Corporate
-Winter meeting : dîner de fin d’année, avec voeux d’entreprise
2.1.2. Evènements mis en relation avec les valeurs de l'entreprise
-Evènement caritatif
-Afterwork « Passion »
-Warm-Up Doudou
-Etc.
2.1.3. Evènements d’entreprise
-Evènement Clients/Recrutement
-Celebration des succès « projets »
RESPONSABILITÉS
Le Lead Event a pour responsabilité de:
- Définir et planifier les dates des évènements annuels avec le management pour, au plus tard, le 31 décembre de l’année précédente
-Valider le budget annuel avec le management pour, au plus tard, le 31 janvier de l’année en cours
-Planifier et coordonner tous les aspects de l'événement, y compris la sélection du lieu, la réservation des fournisseurs (traiteurs, décorateurs, prestataires techniques, etc.), le choix de l’activité, la gestion des présences de l’équipe, la mise en forme du support de présentation des réunions managements, etc.
-Gérer le budget de chaque événement, en s'assurant de respecter les limites fixées
-Communiquer les informations pratiques pour chaque évènement auprès de l’ensemble des employés de la société, y compris l’envoi des informations via le Google Agenda
-Gérer tous les aspects logistiques de l'événement, tels que la coordination des transports, la gestion des hébergements pour les invités si nécessaire, l’envoi de l’adresse du lieu où se déroulera l’évènement, le programme de la journée, le catering prévu
-S'assurer du bon déroulement de la journée
-Recueillir les commentaires des participants dans le but d’identifier les points forts et les domaines à améliorer pour les événements futurs.

Au-delà des évènements ponctuels, le Lead Event a également pour responsabilité de:
-Gérer la célébration des événements internes tels que les anniversaires « chiffre ronds », Mariages, naissances, etc des membres de la ONETeam, y compris l’achat d’une carte à faire signer par l’ensemble de l’équipe, organisation d’une collecte pour l’achat d’un cadeau… en collaboration avec la cellule RH
-Achat des cadeaux pour remercier chaque stagiaire à la fin du stage
-Célébrer les cinq ans d’ancienneté d’un employé au sein de l'entreprise
Profil

• Compétences Clés
• Polyvalence, dynamisme, autonomie.
• Sens de l’organisation et du détail.
• Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles.
• Maîtrise des outils informatiques.
• Bilingue français/anglais.
• Esprit proactif, flexible et observateur.
• Sens de l’organisation, de la planification
• Sens de l’écoute
• Dynamisme, leadership
• Résistant au stress
• Sociable

Descriptif de l’organisation et du département Notre partenaire, bureau d'étude spécialisé dans le service aux entreprises dans le secteur de la maintenance et ingénierie situé à Mons est à la recherche d'un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) pour rejoindre son équipe.Offre - Mission temps plein du lundi au vendredi 40h/semaine avec 12RTT/an (possibilité d'un 4/5 temps)
- Mission intérim suivie d'un engagement si convient
- CP 200
- Avantages tels que : CR 8 euros, frais de déplacement, lors de l'engagement assurance hospitalisation assurance groupe, portable, laptop.