Executive Assistant

AX Weert

Functieomschrijving
  • Je bent de centrale contactpersoon binnen het bedrijf: voor leveranciers, klanten en relaties, bezoekers.
  • Je staat in voor de ontvangst van klanten tijdens afspraken, opleidingen, presentaties ed.
  • Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de vergaderruimtes: planning, benodigdheden, startklaar maken van de geplande activiteit.
  • Je beheert de vakantieplanning en ziekterapportering van het personeel.
  • Je plant reizen voor het management en bedrijfsbezoeken van A-tot-Z. Je coördineert de activiteiten die nodig zijn voor de reizen naar het buitenland.
  • Je coördineert de planning en administratie van de techniekers voor de dienst-na-verkoop activiteiten.
  • Je volgt de licentie-aanvragen van de eigen software voor klanten op.
  • Je pakt acute problemen snel aan en zoekt naar oplossingen, bijv. defecte telefoonlijnen en andere operationele problemen.
  • Je neemt nieuwe administratieve taken in handen en zorgt voor een goede uitvoering, bijv. toepassen van nieuwe CAO afspraken, nieuwe wetgeving zoals o.a. GDPR.
  • Je bent back-up van de accountant: dagelijkse facturatie en betalingen.
  • Je bent verantwoordelijk voor de algemene email-communicatie die centraal binnenkomt. Je behandelt de commerciële communicaties naar klanten en leveranciers en volgt deze ook op.
  • Je staat in voor het beheer van het artikelbestand en volgt dit nauwgezet op: aanmaak artikelen, beheer in SAP, prijslijsten.
  • Je ondersteunt in het voorzien van salescijfers aan het management en het sales team en ondersteunt de CRM activiteiten in SalesForce. Je bent hier interne support.
  • Je bent verantwoordelijk voor het algemene stockbeheer van de gemeenschappelijke ruimtes: keuken-, poets-, werk- en kantoorbenodigdheden.
  • Je bent trekker van het clean policy beleid op kantoor en zet dit intern door bij alle afdelingen.
  • Je houdt intern iedereen op de hoogte van belangrijk nieuws, speciale gebeurtenissen ed.
  • Je rapporteert rechtstreeks aan de General Manager van het filiaal en werkt nauw samen met alle afdelingen.
Profiel
  • Je hebt een Bachelor of Master in administratieve of commerciële richting genoten.
  • Je kan minstens 5 jaar ervaring als management assistent, directie assistent, commercieel bediende en/of office manager voorleggen.
  • Je hebt zin voor initiatief en neemt de touwtjes graag zelf in handen. Je bent een probleemoplosser.
  • Je bent creatief en durft met verbetervoorstellen komen.
  • Je hebt inzicht in administratieve workflow processen.
  • Je bent integer en betrouwbaar.
  • Je bent collegiaal en waakt graag over een leuke sfeer.
  • Je wordt vaak omschreven als een go-to-persoon.
  • Je hebt ervaring met SAP.
  • Kennis van SalesForce is een sterke troef.
  • Je hebt een zeer goede en up-to-date kennis van Excel en PowerPoint.
  • Je beheerst de Franse en Engelse taal vlot. Kennis van het Italiaans of Duits is een pluspunt.
Organisatie- en afdelingomschrijving

Voor onze klant in de wereld van de HVAC zoeken we een Executive Assistant met als tewerkstellingsplaats Weert in Nederland. Het is een generalistische functie die zowel administratieve taken, commerciële ondersteuning als management assistentie omvat.

Aanbod

Wij bieden een uitdagende functie bij een sterk internationaal gerenommeerd familiebedrijf. Je kan rekenen op een uitgebreid leertraject en een interessant loonpakket.

Heb je nog vragen?
Annemie Baeyens Business Development Manager Pelt +32 11 89 08 50
Executive Assistant Vacature informatie
70107
Administratieve ondersteuning & secretariaat
Vast contract
Wat is mijn reistijd?

Solliciteren bij Select Jobs

Je solliciteert op onze website?

  • Je solliciteert op onze website?
  •  
  • Je ontvangt doorgaans binnen 1 werkdag een persoonlijk bericht
  •  
  • Is er een match? Kennismaking, testen en interviews volgen daarna
  •  
  • Ziet iedereen het helemaal zitten? Dan volgt er een voorstel
  •  
  • Je nieuwe werkgever heet je van harte welkom
  •  
  • Loopt alles na je start vlot? We volgen het graag op
Meer info over onze sollicitatieprocedure