Functieomschrijving

Objectifs du département

 

Le traitement dans les délais et sans erreurs de l’ensemble du flux de documents relatifs aux marchandises à l’importation et à l’exportation. Ceci doit se faire dans le respect strict des réglementations douanières en vigueur en matière d’importation et d’exportation de marchandises. Par ailleurs, l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi d’un système de gestion qualité destiné à une amélioration continue des processus et de la productivité.

 

Objectifs de la fonction

 

Le traitement administratif de tous les documents concernant les marchandises à l’importation et à l’exportation, selon les réglementations douanières en vigueur en matière d’importation et d’exportation de marchandises, et selon les exigences du client. Par ailleurs, le contrôle des marchandises dangereuses selon la réglementation IATA en vigueur.

 

 

Activités principales

 

Sur le plan opérationnel

• La réception des documents d’exportation et d’importation (airway bills, manifestes, faire-suivre etc.) et leur saisie dans le système informatique (Cargo Spot).
• Le contrôle des documents pour voir s’ils sont complets et corrects selon les spécificités de la douane.
• Le traitement des documents selon les procédures des compagnies aériennes.
• Le contrôle des expéditions de matières dangereuses et d’animaux vivants et la vérification de leur adéquation aux normes IATA en vigueur, au départ d’une check-list.
• La résolution des problèmes ou leurs mention et transmission au service compétent ou au responsable, à savoir le tracing coordinator, la comptabilité ou le transporteur, ou encore le Production Manager et/ou l’Office Manager.

Relations clientèle

• Le service aux chauffeurs et aux agents des douanes au guichet.
• Le suivi requis et la transmission de l’information aux clients et aux services des douanes, par téléphone, télex Sita ou contact direct.

 

Communication

• La transmission quotidienne, aussi complète et rapide que possible, des instructions écrites (papier, télex, mail) en provenance des clients – compagnies aériennes, expéditeurs et sociétés de transport – au crew chief et/ou à l’agent de réception pour permettre une exécution correcte et dans les délais de la mission d’exportation ou d’importation.
• Le maintien du contact téléphonique avec les interlocuteurs auprès des compagnies aériennes en ce qui concerne d’éventuels écarts ou problèmes constatés lors du traitement.
• La transmission écrite et quotidienne des anomalies au tracing coordinator (via Cargo Spot).

• La participation aux réunions mensuelles des employés, sous la direction de l’Office Manager.

 

 

Résultats à atteindre

 

• Appliquer de manière optimale toutes les procédures standard relatives au traitement des documents d’importation et d’exportation pour tout client interne ou externe et s’efforcer d’atteindre 0 % d’erreurs.
• Contrôler les marchandises dangereuses selon la réglementation IATA en vigueur.
• Assurer un service permanent et correct à tous les clients internes et externes, tant par téléphone qu’au guichet et par courrier électronique.
• Informer de manière permanente et correcte le département Warehouse, à savoir le crew chief et les agents de réception, à propos des instructions du client et du déroulement de la mission.

• Compétences

   

• Le traitement sans erreur et dans les délais de tous les documents d’importation et d’exportation.
• Le contrôle des expéditions de matières dangereuses et d’animaux vivants, conformément à la réglementation IATA.
• La transmission correcte et dans les délais de toutes les informations relatives à l’expédition et à l’arrivée de marchandises dans les délais impartis.
• Un service correct aux clients.

•  

  Indicateurs de performances

   

  Le respect des procédures standard (clients, douane et matières dangereuses), la satisfaction de la clientèle.

Profiel

Formation :

• Minimum un A2 en expédition, transport et logistique, comptabilité, technique,..

 

Expérience :

• Minimum 1 ans d’expérience dans un environnement de bureau du secteur logistique ou de comptabilité. 

 

Compétences et capacités techniques :

• Bonne connaissance du français et de l’anglais.
• Bonne connaissance de MS Office (MS Word, Excel, Access, Outlook).

 

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